Tuesday, May 26, 2009

Less Than Inbox Zero


A few weeks ago, I watched the Youtube of a Google Tech Talk given by Merlin Mann, the creator of the Inbox Zero concept. Merlin is a productivity guru and creator of the 43 folders website. First, I’ll note that Merlin looks so much like the Verizon Can-You-Hear-Me-Now-Guy that I found it distracting, yet oddly comforting.

After watching Merlin’s 53 minute power point presentation, I realized that I am in the market for a productivity guru about now. I would imagine that the first thing my guru might mention is that I have no business spending 53 minutes watching a Youtube video of anything. He then might reference something about the laundry that’s been sitting in our dryer for 3 days and if he was really a dick, might ask me to speculate on the last time I’d washed my hair.

My biggest productivity challenge at the moment is getting the necessary stuff checked off my to-do list so that I can have more time for the truly important things. Today’s truly important things alternate between assisting in the naming of all the roly-poly bugs in the driveway and reading aloud, the book of the week at our place, All About Scabs. That is the good stuff that I want more of. During this time that I am fortunate enough to get to spend all day, everyday with my kid and he wants (wants and prefers!) to spend time with me, I want to take advantage of it. I am always looking for tools to streamline the flow of the stuff-I-gotta to make more room for the stuff-I-wanna. This is where we get back to Merlin’s Inbox Zero idea.

The Inbox Zero concept directs that each time you check email, don’t merely check, but act on the email, whether that means, answering, archiving or deleting. Convert each email to action and process to zero each time.

For the past month I have been slowly working to clear out my gmail inbox of the 4,842 emails that have been multiplying there since the great email address change of 2005. As I processed all of the old stuff, I also processed the new stuff to zero as it came in. A few days ago, I reached my Inbox Zero goal. It's taking some time to get used to the look of a naked inbox but I'm liking it. It is making the sometimes overwhelming e-mail situation feel manageable.

I first learned about Inbox Zero on unclutterer.com, an organizing/decluttering blog that I am fond of. Matt at Unclutterer points out that having an email inbox filled with useless emails that you are saving out of laziness, or just-in-caseness is as much of a hindrance to productivity as clutter anywhere else in your life.

These same principles can apply to many other things. My next goal is Paper Zero, which uses similar actions applied to mail and paperwork. That sounds really hard. I will have to work up to that.

Merlin has some other heretical suggestions to maximize efficiency when working:
Do not keep your email window open.
And
Close your email window while working and only check mail once an hour.
These ideas are too advanced for me right now. I am attached to my distracting little moments of checking email every few minutes. (I like to call these “breaks”.) This pays off big in the areas of procrastination, time-sucking, and failure to complete tasks. (All listed on my business card.)

Yes, of course I would be more productive if I closed down my windows/tabs for email and for Facebook, Twitter, TMZ, CNN, Mint, Pandora, and my home page with 12 RSS feeds, but I can not yet imagine that world. (Did I mention that there’s this really cute Japanese anime kitty screensaver on my home page and she changes tasks throughout the day? Look! She’s eating watermelon!)

12 comments:

  1. Thanks for the inspiration - I'm over 5000 now and am getting started!

    Steph

    ReplyDelete

  2. تقدم شركة الكمال خدمات مرنة ومخصصة بأسعار في متناول الجميع، كما توفر فريق عمل مدرب مهنيا يصل منزلك في سيارة شركة الكمال للتنظيف مع جلب وتوفير المعدات والمواد اللازمة لتنظيف منزلك،
    شركة تنظيف بالدمام
    عند تعاقدك مع شركة الكمال للتنظيف فأنت لست مجرد عميل كأحد العملاء، فعلى الرغم من قيامنا بتنظيف مئات المنازل والشقق ب يوميا ولكننا عند قيامنا بتنظيف منزلك فمنزلك هو الوحيد الذي نهتم به.
    شركة تنظيف فلل بالدمام
    وتعتمد خدمة شركة الكمال للتنظيف بالرياض على آلية التنظيف من أعلى إلى أسفل دون التغاضي عن أية تفاصيل ونصل إلى الأركان والزوايا التي يصعب تنظيفها وتتضمن الخدمات
    شركة تنظيف شقق بالدمام
    1. تنظيف دقيق للحمامات والمطابخ.
    شركة تنظيف مجالس بالدمام
    2. تنظيف وغسل الحوائط والأرضيات.
    شركة تنظيف سجاد وموكيت بالدمام
    3. إزالة الغبار من اللوحات والصور والمصابيح وإزالة الأتربة الملتصقة بالمراوح والستائر والنوافذ والأثاث.وتنظيف الخزان جيدا وتعقيمه
    شركة تنظيف خزانات بالدمام
    4. البحث عن كل التسربات الموجوده فى المنزل
    شركة كشف تسربات المياه بالدمام
    5. استخدام احدث الاجهزه للكشف عن التسربات
    شركة كشف تسربات بالدمام
    استخدام افضل عمليات العزل للخزان
    شركة عزل خزانات بالدمام
    لدينا عمال رائعون ومميزون فى مكافحة وابادة الحشرات نهائيا
    شركة مكافحة حشرات بالدمام
    واستخدام اجود انواع المبيدات الحشريه الغير ضاره للبيئه
    شركة رش مبيدات بالدمام
    وجود اسطول كبير من السيارات لنقل العفش والاثاث
    شركة نقل اثاث بالدمام
    اقوى المعدات واحدث سيارات شفط البيارات وافضل العمال لحل مشكلة طفو المجارى
    شركة تسليك مجارى بالدمام

    ReplyDelete

  3. شركة نور الدمام
    في شركة نور الدمام – شركة تنظيف بالدمام ستجدون النظافة المتميزة والتي تهتم
    شركة تنظيف بالدمام
    وتقوم شركة نور الدمام للتنظيف بتقسيم مهام التنظيف إلى ثلاثة أقسام:
    شركة تنظيف فلل بالدمام
    أولا: المطابخ :
    (غسل الأرضيات والحوائط والبلاط وإزالة الروائح الكريهة، ).
    شركة تنظيف شقق بالدمام
    ثانيا: الحمامات :
    ( تطهير أحواض الاستحمام والمصارف، تنظيف وتطهير المراحيض. تلميع المرايا).
    شركة تنظيف مجالس بالدمام
    ثالثا: جميع الغرف:
    إزالة الأتربة من اللوحات والمراوح والمصابيح, ).
    شركة تنظيف بالاحساء
    شركة نور الدمام– شركة تنظيف وفي جميع انحاء المملكة العربية السعودية، تتميز بالدقة في المواعيد والآداء المتميز.
    شركة تسليك مجارى بالدمام
    كما أن شركة نور الدمام – شركة تسليك مجارى بالدمام مستعدة لتسليك اى بلوعه او مواسير قد طفو فيها الماء في المنازل أو الحدائق
    شركة كشف تسربات بالدمام
    كما نستطيع الكشف عن تسربات داخل المنزل وكيفية ايجادها بسهوله
    شركة تنظيف فلل بالاحساء
    عميلنا العزيز.. نهتم بشركة تنظيف بتقديم أفضل الخدمات لعملائنا ويسعدنا تقديم شرح لما نقدمه من
    شركة تنظيف شقق بالاحساء
    نحن أفضل شركة تنظيف تقوم بأعمال النظافة بجميع أنواعها من
    شركة تنظيف مجالس بالاحساء
    فنحن الشركة الاولى والرائده فى مجال التنظيف
    شركة تنظيف مسابح بالاحساء
    تحتاج أعمال التنظيف إلى دقة وأمانة في التنفيذ لذلك لا تضيع وقتك ومالك في البحث عن شركة تنظيف
    شركة كشف تسربات بالاحساء
    كما نتمتلك احدث واقوى اجهزة كشف التسربات
    شركة تنظيف بالقطيف
    فنحن الخيار الأمثل لك. نحن دائما الأقرب لك فقط اتصل بنا على الرقم / وستجدنا نلبي طلبك سريعا
    شركة تنظيف شقق بالقطيف
    اتصل الان ولا تتردد

    ReplyDelete

  4. شركة المنارة من افضل الشركات الموجوده فى خميس مشيط وابها ونجران حيث نقدم افضل خدمات نقل الاثاث
    شركة المنارة
    قد يظن البعض أن أعمال نقل الاثاث ونقل العفش الخاص بالمنازل أو الفلل أو الشقق شركة نقل عفش أمرا يسيرا وأى فرد لديه سيارة نقل يستطيع أن يقوم بهذه المهمة ؛ ولكن الحقيقة عكس ذلك ؛ فان الاعتماد على أشخاص عاديين أو حاصلين على الاجرة ليس بالامر السليم من أجل الحفاظ على أثاث منزلك ؛ ولكن الحل الأمثل الذى تقدمه لنا شركتنا ؛ هو الاعتماد على شركة متخصصة تكون كفيله بكافه اثاث منزلك. افضل شركة نقل اثاث
    يمكننا عقد مقارنة بسيطة بين الاعتماد على الحاصلين على الاجرة أو الاعتماد على شركات متخصصة .
    شركة نقل اثاث بخميس مشيط
    شركات نقل الاثاث كثيره جدا
    كثيره جدا ولكن الفوراق كبيره بين شركة المنارة والشركات الاخرى
    أولا:الاعتماد على الحاصلين على الأجرة
    1-يحدث استغلالا من قبل الأفراد الغير متخصصين للعملاء ويتم رفع الاجرة المطلوبة بشكل كبير.
    2-عدم الاعتماد على سيارات معدة خصيصا لأعمال النقل.
    شركة نقل اثاث بابها
    3-احداث أعمال تكسير واتلاف للاثاث المنقول بشكل كبير.
    4-عدم شموليه تأدية خدمات التنظيف الاخرى مقارنة بالشركات المتخصصة.
    5-الخدمة ليست لمدة 24 ساعه وبالتالى الخدمة ليست مضمونة.
    ثانيا :الاعتماد على الشركات المتخصصة
    شركة نقل اثاث بنجران
    2-الاعتماد على سيارات مجهزة ومعدة خصيصا من أجل نقل الاثاث بصورة سليمة , باضافه الى ذلك فان السيارات تأخذ العديد من الأشكال ,صغيرة وكبيرة ومتوسطة لتناسب احتياجات العملاء
    شركة تنظيف سجاد وموكيت بخميس مشيط
    فنحن نهتم بكل دقائق الشقة من الزجاج والادوات الكهربائية والجدران والاسقف والنجف والصيني والادوات المنزلية والاثاث والارضيات والحمامات والمطابخ.
    طهير المصارف، تنظيف المعدات والطاولات والكراسي، تنظيف الفرن والميكرويف، تنظيف الأسطح العلوية للثلاجات والخزانات
    غسل الأرضيات والحوائط والبلاط وإزالة الروائح الكريهة،
    شركة تنظيف سجاد وموكيت بابها
    إزالة أنسجة العنكبوت، تنظيف السجاد والمراتب، إزالة بقع الحوائط، غسل الأرضيات بجميع أنواعها, تنظيف الأثاث وإزالة الأتربة من فراغات
    ، والعمالة المدربة، والاهتمام برضى العميل هو من أولويات اهتماماتنا

    ReplyDelete